Refuerzo, subcontratación, una boda en la otra punta del país: cómo encontrar a un colega wedding planner

El primer año, se dice que sí a todo. El segundo, tienes dos bodas el mismo sábado de junio, una pareja que quiere a toda costa que organices su boda a 800 km, y una solicitud de coordinación del día que no tienes tiempo de coger pero que no quieres dejar a la competencia. El tercer año, lo has entendido: el colega es el plan B que marca la diferencia entre una agencia que dice no y una agencia que dice «sí, así es como lo hacemos».

Tres situaciones, un solo reflejo

1. Dos bodas el mismo díaTe quedas con las dos parejas, llevas una, un colega lleva la otra con tu guion. La pareja lo sabe desde el presupuesto.
2. Una boda lejos de casaTú organizas, un colega instalado en el lugar hace las visitas, conoce a los proveedores y lleva el día. O al revés: tú eres el colega en el lugar, para una agencia de Madrid.
3. Una coordinación que no puedes cogerSe la confías a un colega al que le gusta, a cambio de una comisión o simplemente de lo mismo la próxima temporada.

Dónde buscar: el mapa, por ciudad

Los grupos de Facebook y los mensajes privados de Instagram funcionan, pero funcionan despacio, y nunca se sabe con quién se habla. Un mapa responde a la pregunta real: ¿quién trabaja donde se celebra la boda? En el directorio Weddtap, escribe la ciudad de la boda. La lista muestra las agencias de alrededor, con su radio, sus servicios, sus idiomas y su precio de partida. Filtra por «Coordinación del día» para un refuerzo, por un idioma para una pareja extranjera, y lee las fichas como lo haría una pareja.

• La zona: una agencia a 30 km del lugar hará las visitas sin que te cueste un tren.
• Los servicios: «Día» en la ficha significa que le gusta llevar una jornada, no solo vender completa.
• Los idiomas: para una pareja inglesa, un refuerzo que hable inglés en el cóctel cambia la noche.
• La ficha Pro: el teléfono y el WhatsApp están visibles, llamas al momento.

Cómo proponer la colaboración

El primer mensaje cuenta. Un colega recibe, como tú, solicitudes vagas. Sé breve y preciso: la fecha, el lugar, lo que esperas (llevar el día de 9 h a 2 h, hacer dos visitas, coger una coordinación entera), lo que ofreces (un importe, o una comisión), y quién sigue dando la cara ante la pareja. Un colega con esos cinco elementos responde de una vez.

Encuadrar, para no perder ni al cliente ni el margen

Una colaboración que sale mal es casi siempre una colaboración que no se escribió. Cuatro puntos, en una página, bastan.

Añade una línea de confidencialidad: el colega no capta a la pareja, ni a sus proveedores, por su cuenta. Y una línea sobre las fotos: quién puede mostrar la boda, y cómo se acredita al otro.

Devolver el favor

Una red de colegas vale lo que le das, no lo que le pides. Di que sí cuando te propongan un refuerzo, aunque el día sea largo. Recomienda a un colega cuando una pareja te pida una región que no cubres. Y mantén tu propia ficha al día, con tus idiomas, tus estilos y tus servicios: así es también como te encuentra un colega, el día en que es él quien tiene dos bodas el mismo sábado.