Tarifas de wedding planner: cuánto cobrar, y cómo calcularlo

La mayoría de los planners fija sus primeras tarifas mirando las de los demás. Se entiende, y es un error: la tarifa publicada de un competidor no dice nada de sus horas, de sus gastos, de cuántas bodas hace al año ni de lo que gana de verdad. Copiar un precio es copiar una cifra cuyo cálculo desconoces.

El buen método empieza por el otro extremo: lo que necesitas ganar, lo que cuestas y las horas que de verdad dedicas a una boda. Da una cifra mínima. Solo después se mira el mercado, para decidir cómo presentarla.

Las tres formas de cobrar

La tarifa cerrada

Un precio fijo por paquete: coordinación del día, acompañamiento parcial, organización completa. Es el método más extendido y el más claro para las parejas. Su riesgo: una boda que se desborda, en horas o en exigencias, y te cuesta más de lo que te paga. De ahí la importancia de definir lo que incluye (reuniones, visitas, horas el día de la boda) y lo que no.

El porcentaje del presupuesto

A menudo entre el 10 y el 15 % del presupuesto total. Tiene la ventaja de seguir el tamaño de la boda: ciento cincuenta invitados dan más trabajo que cincuenta. Pero crea una sospecha legítima, la de que te interesa subir la factura, y no sigue el tiempo dedicado: una boda pequeña y exigente puede llevar tantas horas como una grande y bien organizada.

El precio por hora

Justo en teoría, difícil de vender en la práctica: a ninguna pareja le gusta firmar sin saber cuánto pagará. El precio por hora sirve sobre todo por dentro, para calcular tus paquetes, y por fuera para cobrar lo que se sale del paquete.

El cálculo que aguanta una temporada

1. Lo que quieres ganarUnos ingresos netos anuales, no mensuales: la temporada es irregular. Ejemplo: 30 000 € netos al año.
2. Lo que cuestasSeguro de responsabilidad civil profesional, desplazamientos, teléfono, programas, web, gestoría, ferias, formación. A menudo entre 5 000 y 10 000 € al año. Añade tus cotizaciones: en Francia, como microempresario, el 21,2 % de la facturación en servicios comerciales y el 25,6 % en actividad liberal no regulada (tipos de 2026). En España, como autónomo, la cuota depende de tus rendimientos: compruébala con tu gestor.
3. La facturación que necesitasCon 30 000 € netos, 6 000 € de gastos y unas cotizaciones del 22 %, hacen falta unos 46 000 € de facturación.
4. Tus horas facturablesDe 1 600 horas de trabajo al año, una buena parte se va en captar clientes, presupuestos, papeleo y redes sociales. Cuenta con que quedan unas 1 000 horas para las bodas en sí.
5. Tu precio por hora mínimo46 000 € entre 1 000 horas: 46 € la hora. Por debajo, cada boda te cuesta dinero, aunque parezca rentable.

Aplica después ese precio a tus paquetes. Una coordinación del día que lleva 35 horas, reuniones de preparación incluidas, vale unos 1 600 €. Un acompañamiento parcial de 80 horas, cerca de 3 700 €. Una organización completa de 140 horas, cerca de 6 500 €.

Los rangos habituales del mercado

Una vez conoces tu mínimo, el mercado te dice cómo presentarlo. Los rangos cambian mucho según el país, la región y el posicionamiento. Estos son los más habituales en Francia, donde está Weddtap: entre París, las grandes ciudades y las zonas rurales, y entre un planner accesible y uno de lujo, las diferencias son grandes.

• Coordinación del día: de unos 800 a 2 000 €, con la preparación de las últimas semanas
• Acompañamiento parcial: de unos 1 500 a 4 000 €, según cuántos proveedores haya que encontrar
• Organización completa: a partir de 3 000 €, a menudo entre el 10 y el 15 % del presupuesto de la boda
• Boda en el extranjero: honorarios más altos, más desplazamiento y alojamiento

Lo que debe aparecer en el presupuesto

El precio, claro, pero sobre todo lo que incluye. Una pareja compara presupuestos, y uno impreciso siempre pierde frente a uno preciso, aunque este sea más caro. Indica el número de reuniones, las visitas a fincas, las horas el día de la boda, si habrá una segunda persona, los desplazamientos incluidos y el precio de las horas extra.

Sé transparente también con las comisiones. Si algunos proveedores te pagan un porcentaje, dilo: la pareja se enterará algún día, y es mejor que sea por ti. Muchos planners han decidido no cobrar ninguna, y lo usan como argumento.

La señal y el calendario de pagos

Pide un primer pago al firmar, a menudo entre el 30 y el 50 %, un segundo a mitad de camino si la organización es larga, y el resto antes de la boda. Nunca después: un pago final cobrado después de la boda es un pago que se negocia. Y deja claro en el contrato si la señal es reembolsable; lo vemos en el artículo sobre el contrato.