Temporada baja de wedding planner: qué hacer de noviembre a marzo

La mayoría de las bodas se concentra entre mayo y septiembre. Para un planner, eso significa un verano trabajando todos los fines de semana y un invierno en el que el teléfono se calla. La primera temporada baja suele ser la más dura: dudas, bajas precios, aceptas proyectos que no encajan.

Y, sin embargo, es en invierno cuando se hace la temporada siguiente. Las parejas que se casan en junio buscan planner en noviembre, en enero, en febrero. Los planners que salen del invierno con la agenda llena no esperaron a la primavera: usaron estos meses de otra forma.

Noviembre: el balance de la temporada

1. Las cifrasNúmero de bodas, facturación, horas por boda. Compara tus horas reales con las que estimaste en tus presupuestos.
2. Las reseñasPide una reseña a cada pareja de la temporada que todavía no la haya dejado. En noviembre ya tienen sus fotos, y siguen emocionadas.
3. Las fotosConsigue de los fotógrafos, con permiso de las parejas, las imágenes de tus mejores bodas para tu web y tus redes.
4. Las fuentes¿De dónde vinieron tus clientes este año? Es lo que decide dónde invertir tu tiempo este invierno.

Diciembre: tarifas y plantillas

Si tus horas reales superaron tus estimaciones, tus honorarios son demasiado bajos, o tu método demasiado lento. El invierno es el único momento en que puedes corregir las dos cosas sin presión: revisar tus paquetes para la temporada siguiente y preparar las plantillas que te ahorrarán tiempo.

• Un calendario tipo por paquete, listo para duplicar
• El programa, las preguntas frecuentes y el alojamiento, redactados una vez y adaptados a cada boda
• Una hoja de ruta tipo por oficio: catering, DJ, fotógrafo, floristería
• Los correos de siempre: respuesta a una solicitud, envío de propuesta, seguimientos

De enero a marzo: vender la temporada

Es la temporada alta… comercial. Las parejas que se prometieron en Navidad empiezan a buscar, se celebran las ferias de novios, llegan las solicitudes. Contesta rápido, lleva bien tu agenda de reuniones y no malvendas tus precios para llenar un sábado de abril.

Es también el buen momento para las colaboraciones: las fincas tienen tiempo para recibirte, y los proveedores también. Una visita en febrero, cuando nadie tiene prisa, vale más que diez mensajes en junio.

Diversificar, sin dispersarse

Algunos planners completan el invierno con otras actividades: eventos de empresa, cumpleaños, bautizos, bodas de invierno o en el extranjero, formación de nuevos planners. Es buena idea mientras sea compatible con la temporada siguiente. Una actividad de invierno que te sigue ocupando en mayo te cuesta bodas.

La tesorería, y las suscripciones

Una actividad de temporada necesita una tesorería equilibrada. Reparte los cobros (señal al firmar, pago intermedio, resto antes de la boda) y guarda una parte de los cobros del verano para los meses flojos.

Revisa también tus suscripciones. Las que sirven para vender (web, perfil de Google, herramienta de presupuestos) siguen activas. Las que no usas en invierno a menudo se pueden parar. Conserva, eso sí, lo que sostiene las bodas que ya has firmado: las parejas de junio empiezan su página de invitados en enero, y el invierno es cuando se escriben las plantillas de la temporada siguiente.

Y descansar de verdad

Un verano de bodas son una veintena de sábados de pie, casi otros tantos viernes de preparación y un teléfono que nunca se apaga. La temporada baja es el único momento en que puedes irte de vacaciones de verdad sin rechazar trabajo. Bloquéalas en tu agenda en noviembre, como una reunión con un cliente, y avisa a tus colaboradores de las fechas: empezarás la temporada siguiente con la energía que tus parejas esperan de ti, y eso también es ser un planner al que se recomienda.