Gestionar los invitados de tus parejas sin dejarte las noches

La lista de invitados es la zona gris del oficio. No es tuya: la pareja decide a quién invita, y le toca a ella recordárselo a su tía. Pero todas sus consecuencias acaban en tu mesa. El número de cubiertos, las dietas, las tronas, los autobuses, las habitaciones, el seating.

La tentación es encargarte de todo, y así es como acabas recordándoselo un domingo por la noche a primos que no conoces. Lo correcto es fijar el marco, y dejar que la pareja y sus invitados lo rellenen.

Fijar el marco el primer mes

1. La fecha límite de respuestaUnas seis semanas antes. Debe dejar tres semanas antes de dar el número al catering, para los recordatorios y el seating.
2. La información que hay que recogerAsistencia por persona, adultos y niños, dietas y alergias, autobús, alojamiento. Decididla juntos, una vez, antes de enviar las invitaciones.
3. Un solo canalTodas las respuestas llegan al mismo sitio. Nada de «se lo dijimos a tu madre», ni de SMS a los novios que alguien tiene que copiar.
4. Quién recuerda a quiénLa pareja se lo recuerda a los suyos; tú le das la lista de hogares que no han contestado y el momento adecuado para hacerlo.

Una sola fuente de verdad

El problema nunca es el número de invitados, sino el número de sitios donde están apuntados. La hoja de la pareja, el Google Form, los SMS, la lista de la madre del novio, tus notas. Tres semanas antes de la boda, nadie sabe qué cifra es la buena.

Una web de invitados en la que cada hogar contesta por todos sus miembros resuelve el problema de raíz: la respuesta se introduce una sola vez, por quien la sabe, y llega directamente a la tabla que consultas. La pareja ve las mismas cifras que tú, al mismo tiempo.

Dar cifras fiables

El catering no necesita la lista de invitados: necesita cifras, organizadas como su servicio. Adultos y niños, cada dieta y, sobre todo, su reparto por mesa, para que el plato vegetariano llegue al sitio correcto sin que el camarero tenga que preguntar.

• El total de adultos, de niños con su franja de edad y de proveedores a los que dar de comer
• El número de cada dieta y de cada alergia, con el nombre de la persona
• El reparto por mesa, una vez hecho el seating
• Tronas, alzadores, personas con movilidad reducida

Los cambios de última hora

Los habrá. Un invitado enfermo, una pareja que al final viene con su bebé, un amigo que llega del extranjero contra todo pronóstico. No los rechaces por principio, pero haz que pasen por el mismo canal que las demás respuestas, para que la cifra siga siendo correcta.

Y explica a la pareja desde el principio lo que pasa cuando se da el número definitivo: un añadido suele cobrarse a precio completo, una baja se cobra igualmente. Una regla conocida de antemano evita una conversación tensa la última semana.

El día de la boda, el seating en el bolsillo

El último paso de la gestión de invitados es sentarlos. Un seating en la web de la boda, donde cada invitado escribe su nombre y ve su mesa, descongestiona el panel de la entrada y te ahorra media hora de «¿en qué mesa estoy?» a la hora de cenar.