La primera reunión con una pareja: qué preguntar y cómo cerrar

La primera reunión es el momento en que una pareja decide si te confía su boda. No por tu portfolio, que ya ha visto, ni por tus precios, que quizá ya conoce. Decide por una sensación: la de haber sido escuchada por alguien que sabe exactamente lo que hace.

Esa sensación se prepara. Así se estructura una reunión para que dure una hora, te dé todo lo necesario para hacer una propuesta y acabe en un contrato y no en un «ya te diremos algo».

Antes de la reunión

Envía un cuestionario corto unos días antes: fecha o temporada, número aproximado de invitados, región, presupuesto global, lo que esperan de ti. Cinco preguntas, no veinte. Llegarás sabiendo si el proyecto encaja con lo que ofreces, y la pareja habrá empezado a pensar en ello.

Las preguntas que hay que hacer

1. «Contadme cómo imagináis el día»La pregunta de apertura. Déjales hablar diez minutos sin interrumpir: sabrás sus prioridades, sus miedos y cuál de los dos lleva el proyecto.
2. «¿Qué es lo que más os importa? ¿Y lo que menos?»Pide tres prioridades. Guiarán todas las decisiones de presupuesto, y se las recordarás a la pareja cada vez que dude.
3. «¿Qué presupuesto tenéis en mente, y quién participa?»La cifra, y la pregunta que la acompaña: si pagan los padres, tendrán algo que decir, y mejor saberlo ya.
4. «¿Cuántos invitados, más o menos?»Y la pregunta complementaria: ¿cuántos vienen de lejos? Cambia el alojamiento, el transporte y a veces el fin de semana entero.
5. «¿Qué os preocupa?»La pregunta que nadie hace, y la que mejor te vende. Cada preocupación es una ocasión para enseñar cómo la resuelves.
6. «¿Qué esperáis exactamente de mí?»Organización completa, parcial o solo el día de la boda. Y lo que quieren hacer ellos: muchas parejas tienen claro que quieren elegir su decoración.

Lo que hay que enseñar

No un book de cincuenta fotos: la pareja ya lo ha visto en tu web. Enseña mejor cómo trabajas. Un calendario tipo, una hoja de ruta de proveedor, la web de invitados de una boda real que sus invitados abrieron en el móvil. Es concreto, tranquiliza, y es lo que los demás planners no enseñan.

Hablar de precio

Da una horquilla antes de acabar la reunión. «Para una boda como la vuestra, una organización completa está entre 4 000 y 5 500 €; os mando una propuesta precisa el jueves». La pareja sabe a qué atenerse, y si se sale de su presupuesto, tú también lo sabes, antes de dedicar dos horas a una propuesta.

No te disculpes por tu precio, ni lo bajes en la reunión. Si el presupuesto no llega, ofrece un paquete más ligero en lugar de un descuento: un acompañamiento parcial o la coordinación del día. A menudo es lo que mejor le va a la pareja, y tus precios siguen siendo coherentes.

No regalarlo todo

Es el error clásico: una reunión tan generosa que la pareja sale con tres nombres de proveedores, un calendario y la idea de la finca. Ya no te necesita. Demuestra que sabes, sin dar las respuestas: «Tengo en mente dos caterings que harían justo eso; lo vemos en cuanto empecemos».

Cerrar, y hacer seguimiento

Termina diciendo claramente el siguiente paso: «Os mando mi propuesta el jueves, con el contrato. Si os encaja, reservamos vuestra fecha al firmar». Y envíala en 48 horas, personalizada, retomando sus tres prioridades con sus palabras.

Si no contestan en una semana, haz un solo seguimiento, sencillo. «¿Habéis podido mirar mi propuesta? Os puedo guardar la fecha hasta el viernes». Un seguimiento corto con un plazo real hace más que un mensaje largo.