Calendario para organizar una boda: qué hacer, y cuándo

Las listas de tareas que se encuentran en internet enumeran ochenta cosas, desde «elegir la temática» hasta «llevar pañuelos». Son exhaustivas, y ese es su defecto: todo parece igual de importante, y acabáis dudando entre los detalles para invitados y el catering un sábado por la tarde.

En realidad, una docena de decisiones mandan sobre todo lo demás. Tienen un orden, porque cada una depende de la anterior, y una fecha a partir de la cual se vuelven caras o imposibles. El resto se puede hacer en el orden que os apetezca.

De 12 a 10 meses antes: las tres decisiones que lo mandan todo

El presupuesto, la lista de invitados y la fecha. En ese orden, y antes de visitar nada: una finca que os enamora antes de tener presupuesto es un flechazo que luego pagaréis recortando en todo lo demás.

1. Fijar un presupuesto realistaUna horquilla, no una cifra redonda. Os dice a cuánta gente podéis invitar y qué tipo de finca buscar. La calculadora da un orden de magnitud en treinta segundos.
2. Hacer una primera lista de invitadosPor hogares más que por personas. Fija el tamaño de la finca, y la mitad del presupuesto depende de ella.
3. Elegir una temporada, y luego dos o tres fechasUna sola fecha os deja a merced de la primera finca libre. Tres os dejan margen para negociar.
4. Reservar la fincaLa reserva es lo que fija la fecha. Leed el contrato antes de firmar: hora de fin, descorche, catering obligatorio o no, condiciones de cancelación.

De 10 a 8 meses antes: los proveedores que no se desdoblan

Un fotógrafo, un DJ, un oficiante de ceremonia civil simbólica solo hacen una boda al día. Los buenos se reservan pronto, y los sábados de junio son los primeros en volar. Es también el momento de enviar el «reserva la fecha» a los invitados que vienen de lejos: necesitan pedir vacaciones o coger un vuelo.

• Catering, si la finca no lo impone: reservad ya, la prueba de menú vendrá después
• Fotógrafo y vídeo: comparad bodas completas, no una selección de diez fotos
• Música: DJ o grupo, y comprobad que ya ha tocado en vuestra finca o que la visitará
• Alojamiento: reservad un bloque de habitaciones cerca de la finca para los invitados, antes que otra boda

De 8 a 5 meses antes: el vestido, el traje y las invitaciones

Un vestido hecho a la medida de la novia o encargado en tienda suele necesitar de seis a nueve meses entre el pedido y el último arreglo. Un traje, menos, pero los arreglos también llevan su tiempo. Empezad a probaros cosas ya, aunque no compréis enseguida.

Es también el momento de preparar la invitación y, sobre todo, lo que hay detrás: direcciones, horarios, hoteles, fecha límite de respuesta. Una invitación solo tiene sitio para decir «estáis invitados»; lo demás está mejor en una página en línea que se actualiza sin reimprimir.

De 4 a 3 meses antes: invitaciones enviadas, papeles en marcha

Enviad las invitaciones entre tres y cuatro meses antes, con una fecha límite de respuesta seis semanas antes de la boda. Antes, la gente se olvida de contestar; después, ya tiene otros planes.

Si os casáis por lo civil en España, el expediente matrimonial se tramita ante el Registro Civil o ante un notario del lugar de residencia de uno de los dos, y debe estar resuelto antes de la ceremonia. Los plazos varían mucho de un sitio a otro: si no lo habéis empezado, es el momento. Y si os casáis en el extranjero, en Francia por ejemplo, las reglas son otras: le hemos dedicado una guía entera.

• Prueba de menú con el catering
• Alianzas: contad unas semanas de fabricación, más si hay grabado o una talla poco habitual
• Primera versión del programa del día, con la finca y el catering
• Alquiler de lo que falte: vajilla, mobiliario, iluminación exterior

De 2 meses a 1 mes antes: las respuestas y las mesas

Recordadlo una primera vez a los hogares que no han contestado a los dos meses, y una segunda vez diez días antes del cierre. Seis semanas antes, cerráis las respuestas. No antes: la distribución de mesas solo se hace con cifras definitivas, si no, se rehace tres veces.

El catering suele pedir el número definitivo tres semanas antes. Esa cifra compromete: lo que añadáis después se suele cobrar a precio completo, y lo que quitéis se cobra igualmente.

Las dos últimas semanas

1. 15 días antesEnviad a cada proveedor el programa final, la dirección exacta, su hora de llegada y el teléfono de la persona a la que llamar ese día, que no debe ser ninguno de los dos.
2. 7 días antesÚltima prueba, horarios confirmados con todos, sobres preparados para los proveedores que cobran el mismo día.
3. 3 días antesActualizad la web de invitados: último horario de autobús, previsión del tiempo, cómo llegar. Es el último cambio que verá todo el mundo.
4. La vísperaDejad en la finca lo que se pueda, confiad el kit de emergencia a un testigo y acostaos pronto. Lo que no esté hecho no se hará, y no pasa nada.

Lo que de verdad puede esperar

La decoración de las mesas, los detalles para invitados, el libro de firmas, la música del cóctel. Son cosas agradables de preparar, y por eso se empiezan demasiado pronto. No dependen de nada y nada depende de ellas: guardadlas para las noches en que os apetezca ocuparos de la boda sin decidir nada.