Cómo encontrar un wedding planner cerca de vosotros, sin perder tres noches en Instagram

Creemos que se busca un wedding planner como se busca un restaurante: se miran las fotos, se leen dos opiniones, se reserva. Salvo que a un planner lo vais a ver durante un año, le vais a confiar vuestro presupuesto, y le vais a pedir que lleve vuestra jornada mientras bailáis. La elección merece algo mejor que pasar Instagram a medianoche. Así se hace cuando se parte del mapa.

1. Partid de la zona, no del estilo

El primer filtro es la geografía. Una agencia instalada a menos de una hora de vuestro lugar de celebración conoce las salas, los caterings que cumplen, la floristería que entrega un sábado de agosto, y al alcalde al que le gusta que el ayuntamiento quede libre a mediodía. Ese saber no se compra, se acumula. Una agencia magnífica a 400 km puede hacer el trabajo, pero lo hará con vuestras visitas, vuestros viajes y proveedores que descubre a la vez que vosotros.

En un mapa, esa pregunta se resuelve en diez segundos: escribís vuestra ciudad, el mapa se centra, y la lista solo muestra las agencias de alrededor. Cada ficha dice hasta dónde se desplaza. Ahí también se ven las agencias que organizan en cualquier sitio, útiles si os casáis lejos de casa.

2. Leed los servicios antes que las fotos

Tres términos aparecen en todas las fichas, y no significan lo mismo.

• Organización completa: la agencia lo lleva todo, de la elección del lugar al último traslado. Vosotros decidís, ella hace.
• Organización parcial: ya tenéis el lugar, el catering, a veces el fotógrafo; ella completa, negocia, coordina.
• Coordinación del día: lo habéis organizado todo; ella toma el expediente unas semanas antes, prepara el guion, y lleva la jornada.

Si ya sabéis lo que queréis, filtrad por ello desde el principio. Una agencia que solo hace organización completa no cogerá vuestra coordinación del día, y no merece la pena escribirle.

3. Leed el precio de partida como un orden de magnitud

Muchas agencias no muestran precio, por costumbre o por prudencia. Las que lo hacen os hacen un favor: «desde 3 500 €» significa que por debajo, no merece la pena. No significa que vuestra boda costará 3 500 € de organización, ni que una agencia sin precio sea más cara. Es un suelo, que os ahorra un primer intercambio inútil.

4. Escribid a dos o tres agencias, no a diez

Es el consejo que nadie sigue, y el más útil. Escribir a diez agencias es recibir diez respuestas que no leeréis todas, no contestar a las siete que descartáis, y acabar eligiendo la que respondió primero. Escribir a dos o tres, con la misma petición, es poder comparar de verdad: la rapidez, el tono, las preguntas que os hacen a su vez.

1. Redactad una sola peticiónLa fecha o la temporada, el lugar o la región, el número de invitados, el presupuesto global, la fórmula que buscáis. Cinco líneas.
2. Enviadla tal cualDesde la ficha de cada agencia: el formulario recoge exactamente esos elementos. La agencia recibe un correo y os responde directamente.
3. Comparad las respuestasLa que os hace preguntas antes de enviaros un precio suele ser la que os escuchará durante un año.
4. Reuníos con una o dosPor vídeo o con un café. En veinte minutos sabréis si conectáis.

5. En la primera reunión, haced estas preguntas

• ¿Cuántas bodas al año, y cuántas el mismo fin de semana? (Un planner que lleva tres el mismo sábado no es el vuestro.)
• ¿Quién estará el gran día: vosotros, o una asistente?
• ¿Cómo trabajáis con el lugar y los proveedores que ya tenemos?
• ¿Qué no está incluido en el precio?
• ¿Podéis darnos dos parejas recientes a las que escribir?

¿Y las opiniones?

Cuentan, pero leedlas como testimonios, no como una nota. Una boda que sale bien depende tanto de la pareja como del planner, y una agencia con tres opiniones sinceras suele valer más que una con cien de cuatro líneas. Las dos parejas recientes que habréis pedido en la reunión os dirán más que cualquier estrella.