Tarjeta de confirmación de boda: qué preguntar a los invitados, y 8 textos para copiar

Una boda de 120 invitados son, en general, entre cincuenta y sesenta familias. Otras tantas respuestas que recibir, pasar a una hoja de cálculo y volver a contar cuando una tía llama para decir que al final serán cuatro. La tarjeta de confirmación es la primera herramienta de organización que repartís, mucho antes del seating plan, así que cada línea merece pensarse.

Una fecha límite, escrita como fecha

Una fecha concreta consigue más respuestas que una fórmula educada. «Rogamos confirmación antes del 15 de mayo» da a cada uno un plazo; «lo antes posible» se queda para la semana que viene, y luego para la siguiente.

Si las invitaciones salen cuatro meses antes de la boda, poned la fecha límite unas seis semanas antes. Antes, los invitados todavía no saben si podrán ir y contestan a ciegas; después, ya no hay tiempo para recordar, llamar al catering y sentar a todo el mundo. El calendario completo está en cuándo enviar las invitaciones de boda, y los mensajes para los rezagados en invitados que no confirman.

Lo que una tarjeta de confirmación debe preguntar

• El nombre de la familia, tal como la habéis invitado: «Familia Martín», «Clara y Hugo»
• Si vienen: sí, no, o sí a una parte (la ceremonia, el banquete, la comida del día siguiente)
• Cuántos adultos y cuántos niños, y la edad de los niños si el catering tiene menú infantil
• El plato elegido, solo si el menú ofrece varios
• Las alergias y dietas, en una lista corta
• El autobús o el alojamiento, solo si los organizáis y tenéis que reservarlos
• Una línea para un mensaje, que los invitados rellenan más de lo que parece

Cada línea tiene que servirle a alguien: al catering, a la empresa del autobús, o a vosotros para las mesas. Una pregunta cuya respuesta nadie va a leer retrasa a todos los demás.

Lo que conviene no preguntar

• «¿Con quién vienes?»: decidid los acompañantes antes de imprimir (a quién invitar con acompañante) y poned su nombre en el sobre. Una línea abierta os hace conocer a un desconocido el día de la boda
• La dirección postal: ya la tenéis, si no la invitación no habría llegado
• Las alergias en texto libre, por defecto: es un dato de salud, y casi siempre basta con una lista corta
• La lista de bodas o el número de cuenta: tienen su sitio en vuestra web de boda, no en la tarjeta que pregunta si se viene

8 textos para copiar

Los nombres, los platos y las fechas son ejemplos: cambiadlos por los vuestros y mantened un mismo tono de principio a fin. Una tarjeta que trata de usted en una línea y tutea en la siguiente parece escrita por dos personas.

Tarjeta en papel, confirmación online, o las dos

La tarjeta en papel tiene dos ventajas reales: se guarda, y sirve a los invitados que no tienen móvil o prefieren no usarlo para esto. Su problema es aritmético: cada respuesta hay que pasarla a mano, y cada cambio de planes se arregla por teléfono.

La confirmación online se cuenta sola. En Weddtap funciona por familia: si vienen, cuántos adultos y niños y sus edades, el plato de cada uno si ofrecéis varios, las dietas en una lista corta, la asistencia a cada momento, el autobús y el alojamiento si los activáis, y un mensaje para vosotros. La casilla libre para el catering solo aparece si la activáis. Si una familia cambia de planes, cambia la misma respuesta: nunca contáis dos veces a la misma familia.

Lo que Weddtap no hace: no imprime vuestras tarjetas. El código QR que abre vuestra web de boda se crea gratis con el generador de códigos QR, y el cartel listo para imprimir viene con el plan La Invitación, de pago. Muchas parejas mantienen una tarjeta en papel muy corta, con el código QR y la fecha límite, y dejan los detalles al formulario online.