Basse saison de wedding planner : que faire de novembre à mars

La plupart des mariages se concentrent entre mai et septembre. Pour un planner, cela veut dire un été où l’on travaille tous les week-ends, et un hiver où le téléphone se tait. La première basse saison est souvent la plus difficile : on doute, on baisse ses prix, on accepte des projets qui ne correspondent pas.

Pourtant, c’est en hiver que se fait la saison suivante. Les couples qui se marient en juin cherchent leur planner en novembre, en janvier, en février. Les planners qui sortent de l’hiver avec un carnet plein n’ont pas attendu le printemps : ils ont utilisé ces mois autrement.

Novembre : le bilan de la saison

1. Les chiffresNombre de mariages, chiffre d’affaires, heures passées par mariage. Comparez vos heures réelles à celles que vous aviez estimées dans vos devis.
2. Les avisDemandez un avis à chaque couple de la saison qui ne l’a pas encore donné. En novembre, ils ont reçu leurs photos, et ils sont encore dans l’émotion.
3. Les photosRécupérez auprès des photographes, avec l’accord des couples, les images de vos meilleurs mariages pour votre site et vos réseaux.
4. Les sourcesD’où venaient vos clients cette année ? C’est ce qui décide où investir votre temps cet hiver.

Décembre : les tarifs et les modèles

Si vos heures réelles ont dépassé vos estimations, votre tarif est trop bas, ou votre méthode trop lente. L’hiver est le seul moment où vous pouvez corriger les deux sans pression : réévaluer vos formules pour la saison suivante, et préparer les modèles qui vous feront gagner du temps.

• Un rétroplanning type par formule, prêt à dupliquer
• Le programme, la FAQ et les hébergements, rédigés une fois, adaptés à chaque mariage
• Une feuille de route type pour chaque métier : traiteur, DJ, photographe, fleuriste
• Les e-mails récurrents : réponse à une demande, envoi de proposition, relances

Janvier à mars : vendre la saison

C’est la haute saison… commerciale. Les couples fiancés pendant les fêtes commencent leurs recherches, les salons du mariage se tiennent, les demandes arrivent. Répondez vite, tenez votre agenda de rendez-vous, et ne bradez pas vos tarifs pour remplir un samedi d’avril.

C’est aussi le bon moment pour les partenariats : les domaines ont le temps de vous recevoir, les prestataires aussi. Une visite en février, quand personne n’est pressé, vaut dix messages envoyés en juin.

Diversifier, sans se disperser

Certains planners complètent l’hiver avec d’autres activités : événements d’entreprise, anniversaires, baptêmes, mariages d’hiver ou à l’étranger, formation de jeunes planners. C’est une bonne idée tant que cela reste compatible avec la saison suivante. Une activité d’hiver qui vous occupe encore en mai vous coûte des mariages.

La trésorerie, et les abonnements

Une activité saisonnière demande une trésorerie lissée. Échelonnez vos encaissements, acompte à la signature, versement intermédiaire, solde avant le mariage, et mettez de côté une partie des soldes de l’été pour les mois creux.

Faites aussi l’inventaire de vos abonnements. Ceux qui servent à vendre, site, fiche Google, outil de devis, restent actifs. Ceux qui ne servent à rien l’hiver peuvent souvent être arrêtés. Gardez en revanche ce qui porte vos mariages déjà signés : les couples de juin préparent leur page invités dès janvier, et c’est l’hiver que vos modèles de la saison suivante s’écrivent.

Et se reposer, vraiment

Un été de mariages, c’est une vingtaine de samedis debout, presque autant de vendredis de préparation, et un téléphone qui ne s’éteint jamais. La basse saison est le seul moment où l’on peut prendre de vraies vacances sans refuser de contrat. Bloquez-les dans votre agenda dès novembre, comme un rendez-vous client, et prévenez vos partenaires de vos dates : vous aborderez la saison suivante avec l’énergie que vos couples attendent de vous, et c’est aussi ça, un planner qu’on recommande.