La feuille de route des prestataires : ce qu’elle contient, et quand l’envoyer

Il y a deux façons de rater une feuille de route. La première : ne pas en faire, et compter sur les échanges de mails des mois précédents. La seconde, plus fréquente : envoyer à tout le monde le même PDF de quatre pages, que personne ne lit en entier, et dont la version 3 circule encore quand vous en êtes à la version 5.

Une bonne feuille de route répond à trois questions pour un prestataire donné : où je vais, à quelle heure, et qu’est-ce qu’on attend de moi. Le reste est du bruit, et le bruit fait rater les informations importantes.

Les informations indispensables

• L’adresse exacte, et surtout l’accès livraison : quel portail, quel parking, quelle heure pour décharger
• L’heure d’arrivée, l’heure à laquelle tout doit être prêt, et l’heure de fin ou de démontage
• Votre numéro, et celui de la personne qui vous seconde : jamais celui des mariés
• Le déroulé de la journée, réduit aux moments qui le concernent
• Les consignes propres à son métier : branchements, emplacement, limite sonore, tenue
• Le repas prestataire : l’heure, le lieu, et qui est concerné
• Le plan B en cas de pluie, et ce qu’il change pour lui

Une version par prestataire

Le fleuriste n’a pas besoin de savoir à quelle heure se fait l’ouverture de bal. Le DJ n’a pas besoin de l’adresse du salon de coiffure. Chaque ligne qui ne le concerne pas est une ligne qu’il doit lire pour trouver celles qui le concernent, et la probabilité qu’il en rate une augmente d’autant.

1. Le traiteurHeure de livraison, accès cuisine, horaires de service du cocktail et du dîner, nombre de couverts par régime, heure des discours qui décale le service, repas prestataires.
2. Le photographe et le vidéasteLe lieu des préparatifs, les moments clés à ne pas manquer, la liste des photos de groupe avec les noms, le contact d’un témoin qui connaît les familles.
3. Le DJ ou le groupeL’heure d’installation et de balance, l’emplacement et les prises, la limite sonore et l’heure de fin, les morceaux imposés, les moments où il doit couper la musique.
4. Le fleuriste et le décorateurL’heure d’accès aux salles, qui ouvre, où déposer, l’heure à laquelle tout doit être en place, et l’heure du démontage ou de la récupération.

Le calendrier d’envoi

1. J-30Recueillez les informations qui vous manquent : heure d’arrivée souhaitée par chaque prestataire, besoins techniques, nombre de personnes dans son équipe.
2. J-10Envoyez la feuille de route à chacun, avec une demande de confirmation explicite : « Pouvez-vous me confirmer que tout est bon pour vous ? »
3. J-3Rappel avec les derniers changements : horaires définitifs, météo, plan B activé ou non. C’est la version qui fait foi.
4. Jour JPlus d’envoi. Les changements se font de vive voix, par vous, sur place.

Le problème des versions

C’est le vrai risque : une feuille de route en PDF, envoyée par mail puis corrigée, puis renvoyée, puis corrigée encore. Trois jours avant le mariage, le photographe a la version 2, le traiteur la version 4, et le DJ a la version 3 imprimée dans sa voiture. Le jour J, deux prestataires n’ont pas la même heure pour la même chose.

La solution est de n’avoir qu’une seule version, à une adresse qui ne change pas. Un lien par prestataire, que vous mettez à jour vous-même : il affiche toujours la dernière version, sans renvoyer de fichier ni se demander qui a quoi. Le prestataire l’ouvre sur son téléphone, dans sa camionnette, sans application.

Ce qui fait la différence le jour J

Une feuille de route n’est pas qu’un document logistique : c’est ce qui fait qu’un prestataire se souvient de vous comme de quelqu’un avec qui il est agréable de travailler, et vous recommande. Des horaires clairs, un repas prévu, un contact joignable, une place de parking. Ce sont des détails, et ce sont eux qui font revenir les recommandations.