Suivre ses clients quand on est wedding planner : la méthode, du premier message au solde

Pour un wedding planner, un mariage se suit souvent sur un an ou plus ; pour le couple qui vous écrit à 23 h, il commence par un message d’une demi-heure. Entre les deux, il y a un rendez-vous, un devis, un contrat, deux ou trois paiements, des dizaines de messages et un jour J qui ne se décale pas. Suivre ses clients, c’est savoir à tout moment où en est chacun, et ce que vous lui devez.

Ce guide part de la méthode, l’outil vient après. Un tableur, un CRM ou un logiciel métier ne servent à rien si les étapes ne sont pas claires. Pour le détail de chaque étape : le premier rendez-vous, les mentions du devis, les clauses du contrat et la feuille de route des prestataires.

Les huit étapes d’un client

1. La demandeNotez la date du mariage, le lieu (ou la région), le nombre d’invités, le budget annoncé et la source. Répondez sous vingt-quatre heures : les couples écrivent souvent à trois agences le même soir.
2. Le premier rendez-vousUne heure pour comprendre ce qu’ils veulent et ce qu’ils redoutent. Notez leurs mots à eux : vous les retrouverez dans le devis.
3. Le devisEnvoyé sous quarante-huit heures après le rendez-vous, avec ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas, et l’échéancier. Datez-en la relance.
4. Le contrat et l’acompteLe devis signé, le contrat, et le premier versement. Écrivez s’il s’agit d’un acompte ou d’arrhes : les conséquences en cas d’annulation ne sont pas les mêmes.
5. Le questionnaireLes goûts, les contraintes, les personnes à ménager, les allergies à transmettre au traiteur. Envoyé juste après la signature, pendant que l’enthousiasme est là.
6. La préparationLe rétroplanning du mariage : les prestataires à choisir, les visites, les dégustations, la liste d’invités. Chaque étape a une date et une personne qui s’en charge.
7. Le jour JLa feuille de route de chaque prestataire, envoyée dix jours avant, et un déroulé qui encaisse les retards.
8. Le soldeLe dernier versement, à la date prévue au contrat, puis le message qui demande un avis et la permission de montrer quelques photos.

Ce que votre suivi doit montrer d’un coup d’œil

Ouvrez votre suivi un lundi matin : en moins d’une minute, il doit vous dire ce que vous faites cette semaine. S’il faut ouvrir trois dossiers pour le savoir, c’est une archive, pas un suivi.

• La prochaine action de chaque mariage, avec sa date et la personne qui s’en charge
• Ce qui est en retard, en premier, au-dessus de ce qui arrive
• Le statut de chaque devis : envoyé, relancé, signé, refusé
• Ce qu’il reste à encaisser dans le mois, mariage par mariage
• Les questionnaires envoyés et ceux qui sont revenus
• Pour les mariages proches : les réponses des invités, et les feuilles de route envoyées ou non

Les oublis qui coûtent le plus

Ils ont un point commun : personne ne vous les rappelle. Le couple ne vous relance pas pour payer son solde, le traiteur ne vous demande pas la liste des allergies, et le devis non relancé ne se signe pas tout seul.

• La relance d’un devis envoyé : sans elle, le couple signe ailleurs, souvent sans vous répondre
• L’acompte d’un contrat signé : tant qu’il n’est pas versé, la date n’est pas vraiment réservée
• Le questionnaire qui ne revient pas : il retarde tous les choix qui suivent
• Les échéances des prestataires que vous coordonnez : une option de lieu qui expire, un traiteur qui veut le nombre définitif
• Le solde, et la demande d’avis qui va avec : c’est le moment où le couple est le plus reconnaissant

Tableur, CRM généraliste ou logiciel métier

Le bon moment pour changer d’outil n’est pas un nombre de mariages : c’est le jour où vous découvrez un oubli par le client. Une relance manquée, un acompte qu’on croyait reçu, un questionnaire jamais renvoyé. Si c’est arrivé deux fois cette saison, le tableur a atteint sa limite. Pour comparer les logiciels eux-mêmes, la page sur le logiciel de wedding planner les passe en revue.

Une semaine type, en haute saison

Prenons un planner qui suit huit mariages en mai. Le lundi, il ouvre la liste des prochaines étapes : deux devis à relancer, un questionnaire en retard, un acompte attendu. Le mardi et le mercredi, les visites et les rendez-vous prestataires. Le jeudi, les feuilles de route du mariage de samedi partent. Le vendredi, il vérifie les réponses des invités et le plan de table. Rien de tout cela n’est compliqué ; tout est facile à oublier quand huit mariages avancent en même temps.

Ce que fait Weddtap Pro, et ce qu’il ne fait pas

Dans Weddtap Pro, chaque mariage a sa méthode : des étapes datées à partir de la date du mariage, chacune avec la personne qui s’en charge, rangées en « en retard », « cette semaine » et « à venir ». Le tableau de bord montre la prochaine étape de chaque mariage et ce qu’il reste à encaisser dans les trente jours. Les demandes de votre formulaire arrivent au même endroit, et chaque mariage a sa page pour les invités et une feuille de route par prestataire.

Les devis signés en ligne, avec leur échéancier, et le questionnaire client font partie de la formule Agence. L’échéancier est un suivi : Weddtap n’encaisse rien à votre place et n’émet pas vos factures, qui restent dans votre outil de facturation. Ce n’est pas non plus un outil de prospection : il n’envoie pas de campagnes d’e-mails.