Gérer les invités de vos couples sans y passer vos soirées

La liste d’invités est la zone grise du métier. Elle n’est pas à vous : c’est le couple qui décide qui inviter, et c’est à lui de relancer sa tante. Mais toutes ses conséquences arrivent chez vous. Le nombre de couverts, les régimes, les chaises hautes, les navettes, les chambres, le plan de table.

La tentation est de tout prendre en main, et c’est comme ça qu’on se retrouve à relancer des cousins qu’on n’a jamais vus, un dimanche soir. La bonne approche est de fixer le cadre, puis de laisser le couple et ses invités le remplir.

Poser le cadre dès le premier mois

1. La date limite de réponseAutour de J-6 semaines. Elle doit laisser trois semaines avant la transmission au traiteur, pour les relances et le plan de table.
2. Les informations à recueillirPrésence par personne, adultes et enfants, régimes et allergies, navette, hébergement. Décidez-les ensemble, une fois, avant l’envoi des faire-part.
3. Le canal uniqueToutes les réponses arrivent au même endroit. Pas de « on l’a dit à ta mère », pas de SMS au couple qu’il faudra recopier.
4. Qui relance quiLe couple relance ses proches ; vous lui donnez la liste des foyers silencieux et le bon moment pour le faire.

Une seule source de vérité

Le problème n’est jamais le nombre d’invités, c’est le nombre d’endroits où ils sont notés. Le tableur du couple, le Google Form, les SMS, la liste de la mère du marié, vos notes. Trois semaines avant le mariage, personne ne sait plus quel chiffre est le bon.

Une page invités où chaque foyer répond lui-même, pour tous ses membres, résout le problème à la source : la réponse est saisie une seule fois, par la personne qui la connaît, et elle arrive directement dans le tableau que vous consultez. Le couple voit les mêmes chiffres que vous, en même temps.

Transmettre des chiffres fiables

Le traiteur n’a pas besoin de la liste des invités : il a besoin de chiffres, et de chiffres organisés comme son service. Nombre d’adultes et d’enfants, nombre de chaque régime, et surtout leur répartition par table, pour que l’assiette végétarienne arrive au bon endroit sans que le serveur ait à demander.

• Le total d’adultes, d’enfants avec leur tranche d’âge, et de prestataires à nourrir
• Le nombre de chaque régime et de chaque allergie, avec le nom de la personne concernée
• La répartition par table, une fois le plan de table fait
• Les chaises hautes, les rehausseurs, les personnes à mobilité réduite

Les changements de dernière minute

Il y en aura. Un invité malade, un couple qui vient finalement avec son bébé, un ami qui arrive de l’étranger contre toute attente. Ne les refusez pas par principe, mais faites-les passer par le même canal que les autres réponses, pour que le chiffre reste juste.

Et expliquez au couple, dès le début, ce qui se passe après la transmission des effectifs : un ajout est souvent facturé plein tarif, un retrait est en général dû quand même. Une règle connue à l’avance évite une discussion tendue la dernière semaine.

Le jour J, le plan de table dans la poche

La dernière étape de la gestion des invités, c’est de les placer. Un plan de table consultable sur la page du mariage, où chacun tape son nom et voit sa table, désengorge le panneau de l’entrée et vous évite une demi-heure de « je suis à quelle table ? » pendant le passage à table.